Privacyverklaring Laptop Revive

Laatst bijgewerkt: mei 2026

1. Wie wij zijn

Laptop Revive is een initiatief van de Nederlandse Linux Gebruikersgroep (NLLGG), statutair gevestigd te Houten, Centraalspoor 16. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van ons initiatief om verouderde laptops weer bruikbaar te maken en gratis uit te reiken aan studenten en leerlingen.

Voor facturatie en financiële administratie werken wij samen met onze moederorganisatie, de NLLGG. Zij fungeren als zelfstandige entiteit en zijn in dat kader verantwoordelijk voor de verwerking van uw financiële gegevens.

Contactgegevens: info@laptoprevive.nl

2. Doel van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Organisatie van vrijwilligerswerk en communicatie
Inname en logistieke coördinatie van gedoneerde laptops
Toewijzing en uitreiking van laptops aan studenten
Administratie van eigendomsoverdracht en nazorg
Beheer van donateurschap en sponsorschap (uitsluitend communicatie)
Beantwoorden van algemene vragen

3. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw rol verwerken wij de volgende gegevens:

Vrijwilligers: Naam, woonplaats, eerste vier cijfers van de postcode, e-mailadres.

Laptopgevers: Naam, woonplaats, eerste vier cijfers van de postcode, telefoonnummer, merk en model van de laptop.

Laptopontvangers (studenten): Naam, adres, postcode, e-mailadres, telefoonnummer en onderwijsinstelling. Uw studentnummer vragen wij uitsluitend ter verificatie van uw inschrijving; wij bewaren dit niet.

Donateurs: Naam en e-mailadres. Uitsluitend als u hier toestemming voor heeft gegeven middels een opt-in vinkje.

Sponsors: Naam van de contactpersoon en e-mailadres van het bedrijf of de organisatie.

Contacten: Naam en e-mailadres voor het beantwoorden van vragen.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het beoogde doel:

Vrijwilligers: Zolang u actief bent, plus 2 jaar daarna (handmatig verwijderd).
Laptopgevers: E-mails worden automatisch verwijderd na 3 maanden. Formuliergegevens worden niet opgeslagen.
Laptopontvangers: Administratieve gegevens worden 2 jaar bewaard. Gescande overeenkomsten worden 3 maanden bewaard (automatisch verwijderd).
Donateurs: Wij bewaren uw naam en e-mailadres zolang u donateur bent. Als u uw donateurschap beëindigt, verwijderen wij uw gegevens binnen 3 maanden, tenzij u aangeeft de nieuwsbrief te willen blijven ontvangen.
Sponsors: Interessegegevens worden maximaal 6 maanden bewaard. Actieve contractgegevens worden bewaard zolang het contract loopt, plus 2 jaar daarna.
Contacten: Wij bewaren uw gegevens uitsluitend voor de duur van de mailwisseling en verwijderen deze direct na afhandeling.

Let op: Voor financiële transacties (facturen) geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Deze gegevens worden verwerkt door de NLLGG.

5. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

Eigen hosting van Nextcloud, Mattermost en Snipe-IT
Twee-factor authenticatie (2FA) voor beheerders
Wachtwoordbeveiligde archieven voor gescande overeenkomsten en sponsorcontracten
Beperkte toegang: alleen geautoriseerde beheerders hebben toegang tot persoonsgegevens

6. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website.

Welke cookies gebruiken wij?

Functionele cookies: Wij plaatsen cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website (bijvoorbeeld voor het verwerken van formulieren via WPForms).

Geen tracking cookies
Wij gebruiken niet cookies voor tracking, statistieken, advertenties, social media of login-functionaliteit. Wij verzamelen geen gegevens over uw gedrag op onze site of op andere websites.

U kunt uw browser zo instellen dat cookies worden geblokkeerd of dat u een waarschuwing krijgt voordat een cookie wordt geplaatst. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website dan mogelijk niet goed werken.

7. Delen van gegevens met derden

Wij delen uw gegevens niet met externe partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten:

Vrijwilligers (Revivers): Krijgen contactgegevens van laptopgevers of -ontvangers voor het maken van afspraken.
Partners: Soms delen wij alleen de naam van een ontvanger met de organisatie of school die de aanvraag heeft gedaan (bijv. Humanitas, BuurtLinux).
NLLGG: Wij delen naam en e-mailadres van donateurs en sponsors met de NLLGG voor de facturatie en financiële administratie.

8. Veiligheid van uw data: Harde schijfwissing

Bij Laptop Revive nemen wij de privacy van de vorige eigenaar van de gedoneerde laptop zeer serieus. Wij begrijpen dat op een oude laptop vaak persoonlijke bestanden, foto’s en documenten kunnen staan die u niet in verkeerde handen wilt zien.

Om uw vertrouwen te waarborgen, hanteren wij een strikt en professioneel wisproces:

Professionele software: Wij gebruiken nwipe, een erkende en krachtige software voor het veilig wissen van harde schijven. Dit is geen simpele “format”, maar een proces dat de data onherstelbaar maakt.
Gestructureerd protocol: Het wissen wordt uitgevoerd volgens een gedetailleerd handboek dat door al onze vrijwilligers wordt gevolgd. Het wissen vindt altijd plaats voordat er een nieuw besturingssysteem wordt geïnstalleerd.

Hoewel wij streven naar 100% zekerheid en gebruikmaken van de beste beschikbare methoden, kunnen wij in uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld bij zeer specifieke technische defecten) niet garanderen dat data in theorie niet hersteld kan worden. Wij doen echter alles wat redelijkerwijs van een professionele organisatie verwacht mag worden om uw data veilig te stellen.

9. Geen kopieën van identiteitsbewijzen

Wij maken geen kopieën van identiteitsbewijzen of studentenkaarten. U laat deze alleen zien ter verificatie van uw identiteit; wij noteren alleen de relevante gegevens (naam, studentnummer).

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Inzage: U kunt vragen welke gegevens wij van u bewaren.
Wijziging: U kunt vragen om onjuiste gegevens te corrigeren.
Verwijdering: U kunt vragen om uw gegevens te laten verwijderen (voor zover dit niet in strijd is met onze bewaartermijnen of wettelijke plichten).
Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
Intrekken toestemming: Voor donateurs en sponsors kunt u op elk moment uw toestemming voor communicatie intrekken.

Neem voor het uitoefenen van uw rechten contact op via: info@laptoprevive.nl. Wij verifiëren uw identiteit door een bevestiging te vragen via uw geregistreerde e-mailadres.

11. Klachten

Als u een klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd te vinden op deze pagina.